Privacyverklaring

Privacyverklaring Stichting Lions Jeugduitwisseling

LEES DIT GOED DOOR, VOORDAT JIJ EN JE OUDERS HET AANVRAAGFORMULIER ONDERTEKENEN!

Waarom deze privacy verklaring?
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR) in landen van de Europese Unie van kracht. Deze Europese wet gaat met name over het verwerken, opslaan en beschermen van persoonsgegevens. Deze nieuwe wet is ingesteld omdat het digitale verkeer steeds complexer en daarmee gevoeliger voor misbruik van persoonsgegevens is geworden.

Wie zijn wij?
Stichting Lions Jeugduitwisseling, gevestigd te Zeist, (hierna genoemd de Stichting) is verwerkingsverantwoordelijke voor de bescherming van je persoonsgegevens als je meedoet aan het programma van Lions International Youth Exchange. De stichting bestaat uit negen vrijwilligers, de Youth Exchange Commissionars (hierna genoemd de YEC) en heeft geen commerciële doeleinden. In deze privacyverklaring lees je hoe wij je persoonsgegevens beschermen, maar ook waarom we je diverse informatie vragen.

Hoe beschermen we je persoonsgegevens?
Stichting Lions Jeugduitwisseling neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit betekent dat:

• Al jouw gegevens worden opgeslagen binnen een afgeschermde digitale omgeving van de Vereniging Lionsclubs Nederland;
• De leden van de Stichting hun computer goed beveiligd hebben tegen digitale inbraak;
• De gegevens alleen worden gedeeld met personen die een duidelijke rol hebben in de jeugduitwisseling, volgens ons autorisatiebeleid;
• De gegevens uitsluitend worden gedeeld met die personen voor het doel van Lions International Youth Exchange.

Welke persoonsgegevens en waarom?
De Stichting Lions Jeugduitwisseling heeft je persoonsgegevens nodig omdat je gebruik wilt maken van onze diensten. Het doel is om de aanvrager in staat te stellen deel te nemen aan een Lions jeugdkamp en/of aangesloten gastouderperiode in het buitenland, in het kader van de Lions International Youth Exchange. Je ouders moeten het aanvraagformulier mee ondertekenen ongeacht je leeftijd, omdat in veel landen de meerderjarigheidsgrens hoger ligt dan in Nederland. Het is voor de Stichting als vrijwilligers-organisatie niet te doen om voor elk land een apart aanvraagformulier te gebruiken.

Het gaat om naam, adres, woonplaats, geboortedatum, en ook de contactgegevens van jezelf, je ouders/verzorger en de Lionsclub die jou heeft aangemeld. Ook medische gegevens zoals allergieën, diëten, medicijngebruik, beperkingen in je mobiliteit, en je ziektekostenverzekering zijn noodzakelijk. Die gegevens zijn nodig voor je maaltijden, voor preventieve maatregelen (denk bijvoorbeeld aan bijensteken als je daar allergisch voor bent), of voor als je onverhoopt ziek wordt. Verder zijn er identificatiegegevens nodig zoals je paspoort of identiteitskaart omdat anders je reis in veel gevallen niet mogelijk is.

Onderwerpen zoals talenkennis, hobby’s, opleiding en carriëredoel zijn bedoeld voor een beter contact met de gastouders ende kampcoördinator. Zij willen graag van te voren een indruk krijgen wie jij bent.

Paspoort en BSN nummer!!
De Stichting vraagt jou om een kopie paspoort. Daar staat het BSN nummer op. Dat is buitengewoon gevoelig voor identiteitsfraude. Niemand heeft recht op dat nummer, ook wij niet! Zie de instructie op deze website hoe je het BSN nummer onleesbaar kunt maken. Ook staat daar hoe je de kopie paspoort ongeschikt voor misbruik kunt maken, terwijl het toch leesbaar blijft. En ook wat we als noodoplossing voor jou hebben, als je er toch niet uitkomt.

Wanneer zijn we verantwoordelijk?
De Stichting Lions Jeugduitwisseling verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de toestemming die jij en je ouders daarvoor hebben gegeven door ondertekening van het aanvraag formulier (AF).  Vanaf het moment dat je documenten aan ons doorzendt, zijn wij gehouden jouw persoonsgegevens te beschermen.

Delen persoonsgegevens met derden
De Stichting Lions Jeugduitwisseling geeft je persoonsgegevens uitsluitend door aan die uitvoerders van de Lions Internationale Jeugduitwisseling, voor wie de betreffende informatie absoluut noodzakelijk is voor de uitvoering. Dit betreft met name de YEC of de kamp coördinator van het jeugdkamp in het land waar je naar toe gaat. Deze geeft bepaalde gegevens door aan je gastouders. De Stichting verkoopt jouw gegevens niet aan derden.

Bewaartermijn
Stichting Lions Jeugduitwisseling bewaart je persoonsgegevens één jaar, met uitzondering van die enkele deelnemer waar nog verzekeringskwesties kunnen spelen, waarvoor de betreffende informatie beschikbaar moet blijven.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Stichting. Daarmee trek je echter ook de aanvraag voor deelname in, aangezien de uitvoering van jouw deelname dan onuitvoerbaar wordt. Je hebt geen recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat klinkt eng, maar dat betekent dat de Stichting jouw gegevens naar geen enkele andere organisatie buiten het doel van Jeugduitwisseling zal doorzenden, ook niet op je eigen verzoek. Je kunt je gegevens altijd wijzigen. Geef dit dan door aan de YEC.

Vragen?
Heb je vragen over deze Privacyverklaring, neem dan contact op met de YEC bij wie je je hebt aangemeld.

Klachten en toezicht betreffende verwerking persoonsgegevens
Stichting Lions Jeugduitwisseling wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de Stichting, te bereiken via mailadres yec110BZ@lions.nl.

De nationale toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op hun website kun je veel informatie vinden over bescherming van persoonsgegevens. Ook kan bij hen een klacht worden ingediend in geval van ernstige incidenten met je persoonsgegevens. Hun website is https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Na deze formele informatie, wensen wij je een hele prettige reis toe na je aanvraag.

Het bestuur van de Stichting Lions Jeugduitwisseling