Het bestuur van Lions Stichting Jeugduitwisseling

. de voorzitter (tevens coordinator van alle uitgaande Nederlandse jongeren),
. de vicevoorzitter (tevens coordinator van alle inkomende jongeren),
. de penningmeester/secretaris,
. de 6 Districtscommissarissen Jeugduitwisseling (Youth Exchange Coördinator - YEC).

Het bestuur komt circa 7 x per jaar bijeen. Het lid van de Gouverneursraad die Jeugduitwisseling in zijn portefeuille heeft, woont de vergaderingen bij. Zie bij Samenstelling het bestuur in 2018-2019.

Taken in grote lijnen

Voor uitgaande Nederlandse jongeren geven de YEC's aan geinteresseerden van 17 - 20 jaar alle informatie.Tussen 15 oktober en 15 januari kunnen gegadigden het aanvraagformulier (Application Form - AF) van dat jaar bij hen opvragen. De YEC's verzamelen alle benodigde gegevens van de deelnemers, zoals het ingevulde AF, kopie paspoort, brief aan de hostfamily, zorgverzekeringsbewijs etc. De voorzitter verzamelt vervolgens alle aanvraagformulieren en deelt de jongeren zoveel mogelijk in naar bestemming van voorkeur zoals aangegeven op het AF (voor meer informatie zie Nederlandse jongeren). Daarna neemt de YEC die de contacten met dat specifieke land heeft, de aanvraag over en communiceert vanaf dat moment met de deelnemer.

Voor internationale jongeren die naar Nederland komen, verzamelt en controleert de vicevoorzitter alle documenten die door de buitenlandse Jeugduitwisselaars worden aangeleverd. De VCH deelt de jongeren in de drie jeugdkampen in en verstrekt alle informatie aan de zes YEC's. Deze coordineren vervolgens de uitvoering, door aansturing van de Lionsclubs voor het organiseren van de drie jeugdkampen en het werven van gastouders. In het meerjarenschema is te zien welke zones van de districten elk jaar aan de beurt zijn voor hetzij gastouderopvang, hetzij uitvoering jeugdkamp.

Financiën en verantwoording

De financiën van Jeugduitwisseling worden bekostigd uit de omgeslagen contributiegelden van de Lionsleden volgens een vastgesteld bedrag, uit betaling van kampgeld door buitenlandse jongeren (€ 100,00 p.p.),  door de betaling van inschrijfgeld door de uitgaande jongeren (€ 60,00 p.p.), en indicenteel door sponsoring van clubs of anderen.

De districtscommissarissen dienen aan het eind van elk boekjaar een districtsjaarverslag in bij de gouverneur van hun district. De voorzitter en penningmeester stellen elk jaar het totale jaarverslag op, inclusief financiële verantwoording. Deze wordt aan de Gouverneursraad verstrekt. Het fiscal year van Stichting Jeugduitwisseling loopt van 1 oktober tot 30 september.

Het is veel werk, maar we hebben er allen plezier er in om het succes van het Nederlandse programma bij de jongeren te zien.